Laat me de situatie schetsen. Achttien maanden geleden werd ik verantwoordelijk gesteld voor het organiseren van de eerste echte leadership offsite van ons bedrijf — twee dagen, veertien senior mensen, met als doel iedereen op één lijn te krijgen over de richting die we de komende drie jaar met het bedrijf zouden inslaan. Het was het soort ding dat belangrijk genoeg voelde dat ik weken aan het programma besteedde en in totaal ongeveer vier uur aan het vinden van de locatie. Die verhouding was, achteraf gezien, precies omgekeerd.
We kwamen terecht in een hotelconferentiecentrum ongeveer een uur buiten Berlijn. Het was niet goedkoop. Het had breakoutruimtes, redelijk eten, een terras. De website toonde lachende mensen rond lange tafels met veel licht. Wat de website niet toonde, was dat de hoofdruimte ramen had die uitkeken op een serviceweg, dat de airconditioningunit hoorbaar was vanaf elke stoel in de ruimte, en dat het hotel dat weekend drie andere evenementen organiseerde — waaronder, memorabel, een regionale salesconferentie waarvan de deelnemers duidelijk zin hadden om te vieren op vrijdagavond.
De offsite was prima. We werkten het programma af. Er werden nuttige dingen gezegd. Maar "prima" is niet wat je nastreeft wanneer je veertien senior mensen hebt gevraagd twee dagen in hun agenda te blokkeren en de stad uit te reizen. Je wilt dat de omgeving zijn plek verdient — dat hij het werk daadwerkelijk helpt, en niet alleen maar niet verpest.
Ik besteedde weken aan het programma en ongeveer vier uur aan het vinden van de locatie. Die verhouding was, achteraf gezien, precies omgekeerd.
Sindsdien heb ik nog twee offsites gedaan, en ik ben er aanzienlijk beter in geworden aan de locatiekant. Dit is wat ik heb geleerd — de drie vragen die ik nu stel voordat ik ergens aan vastleg:
Drie vragen om te stellen voordat je boekt
- Wat gebeurt er nog meer op de locatie dat weekend? Een ruimte die perfect is wanneer hij alleen van jou is, is een totaal andere ervaring wanneer je een gebouw deelt met een andere groep. Vraag het direct: zullen er andere evenementen plaatsvinden tijdens onze data? Hoe zit het met geluid tussen de sessies? Als ze je geen duidelijk antwoord kunnen geven, is dat ook informatie.
- Kan ik spreken met iemand die er een vergelijkbaar evenement heeft georganiseerd? Geen algemene recensie — een specifieke referentie. Een facilitator of L&D-professional die een groep van vergelijkbare omvang voor vergelijkbare doeleinden heeft meegebracht. Locatiepersoneel zal je altijd vertellen dat het goed ging. Een vakgenoot vertelt je over de parkeerplaats, de wifi, de catering-timing en of de breakoutruimtes daadwerkelijk geluiddicht waren.
- Hoe ziet de ruimte eruit om 14:00 uur op een dinsdag — niet op de foto's? Vraag om een live videorondleiding of bezoek de locatie persoonlijk tijdens een normale werkdag. Je wilt het licht zien, het omgevingsgeluid horen en een gevoel krijgen voor de energie in het gebouw. Foto's worden gemaakt op goede dagen met goede apparatuur. Jij boekt ook de andere dagen.
Er is een vierde ding dat ik zou toevoegen en dat moeilijker in een vraag te vatten is: let op hoe gemakkelijk de locatie is om mee samen te werken voordat je iets hebt ondertekend. Reageren ze snel? Begrijpen ze wat voor soort evenement je organiseert, of behandelen ze elk verzoek op dezelfde manier? De kwaliteit van die vroege communicatie is doorgaans een redelijke voorspeller van hoe het is op de dag zelf wanneer er iets kleins misgaat — en er gaat altijd iets kleins mis.
Voor onze derde offsite vonden we een plek via een gerichtere zoektocht — specifiek op zoek naar locaties ontworpen voor dit soort gebruik, niet hotels die ook vergaderruimtes hebben. Het verschil was merkbaar. De ruimte was stiller. Het personeel begreep dat we meubilair zouden moeten verplaatsen en tot 's avonds laat door zouden gaan. Er was buitenruimte die we daadwerkelijk konden gebruiken tussen de sessies, in plaats van er alleen maar door een raam naar te kijken. De groep was meer gefocust en, denk ik, eerlijker naar elkaar — wat het hele punt was van weggaan in de eerste plaats.
Ik denk niet dat de locatie een offsite op zichzelf maakt of breekt. Het werk moet nog steeds goed ontworpen en goed gefaciliteerd zijn. Maar de verkeerde ruimte creëert weerstand — kleine fricties die zich over twee dagen opstapelen en alles een beetje moeilijker maken dan nodig. De juiste omgeving garandeert geen goede offsite. De verkeerde maakt een goede aanzienlijk minder waarschijnlijk.
De volgende keer dat je er een plant: geef de locatie dezelfde tijd en aandacht als het programma. Dat verdient het.
